Para las reuniones del 2008

Estamos ya cerca de fin de año y muchos están atareados con las últimas actividades del 2007 así que es el momento justo de pensar en cómo encarar algunas cosas para el 2008. Por eso cuando alguien posteó una serie de recomendaciones al momento de llevar adelante una reunión de trabajo que me pareció intesante compartirlas con todos.

Como me explicaba la persona que lo dejó en el blog este "manual" es leído antes de cada reunión de trabajo para hacerlas más útiles, concretas efectivas.

1. PLANIFICAR LA REUNION ANTES DE LA REUNION: Esto nos permite adelantarnos a lo que suponemos nos pueden preguntar y así tener respuestas correctas preparadas de antemano. Además, nos ayuda a estar tranquilos y relajados en la reunión.
2. USAR LAS PALABRAS MAGICAS: "Gracias", "Por favor", "Entiendo", "Estoy de acuerdo" son palabras que al usarlas generan un efecto mágico: la buena predisposición de las personas!.
3. MUY IMPORTANTE: salir con algo concreto de la reunión: Saber qué van a buscar y quedar con un próximo paso claro. Es decir, antes de levantarse de la mesa debe quedar en claro cuál es el próximo paso para seguir avanzando.
4. MANTENER EL CONTROL: Estar preparado para actitudes agresivas: En las reuniones multitudinarias no se crea un ambiente propicio para la confidencia y la relajación. Siempre puede aparecer algún actor agresivo y mal humorado. Es importante mantener el control y siempre responder bien sin enojarnos.
5. SER OPTIMISTAS: La gente confía en las personas optimistas y tiende a evitar a las pesimistas. Los comentarios pesimistas suelen crear rechazo. Pensar en positivo es el primer paso para responder positivamente y ser escuchado.
6. BRINDAR CONFIANZA AL CLIENTE: Ellos deben sentir que no les fallaremos. Que les responderemos cada vez que nos llamen. Que nos interesa mucho que todo salga bien y que pondremos todo de nuestra parte.
7. NO RESPONDER SI NO SABEMOS: Ante una pregunta que nos descoloca, es mejor decir: "entiendo, permitime averiguarlo y te lo confirmo. Llego a la oficina y lo averiguo. Te llamo o te mando un mail, lo que vos prefieras".
8. DAR OPCIONES: Una sola opción no es una opción, es un "tomalo o dejalo". Tres opciones pueden crear confusión: "este, o este o este". Nuestro interlocutor se quedará pensando y puede que no tome ninguna decisión convencido. Mejor es dar dos opciones. Preferententemente que las dos sean las que convengan a ambas partes. Obviamente, al menos una debe ser satisfactoria para ambos.

Ojalá les sea útil.......